(466) Copie del libro matricola: dichiarazione di conformità all´originale  (News: 04-05-2007) 

Una recente circolare del Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale fra le altre cose ha chiarito anche le modalità per autenticare le copie del libro matricolata nell´ipotesi in cui l´azienda abbia più unità produttive.
Le normativie sulle agevolazioni spesso prevedono l´invio della copia conforme del libro matricola al fine di varificare l´indicatore occupazionale. Si ritiene che le procedure contenute in questa circolare possono essere tenute in considerazione per la predisposizione delle copie.

La normativa

Ministero del Lavoro e della Previdenza sociale
Circolare n.25 del 29/3/2007
"Art.1, comma 1178, L.n. 296/2006 (Finanziaria 2007) - omessa istituzione e omessa esibizione libri matricola e paga - indicazioni operative al personale ispettivo"

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3) Unicità dei libri e copie conformi

Come noto, il D.P.R. n. 1124/1965 ha introdotto il principio della unicità dei libri di matricola e paga, principio al quale è necessario attenersi per una maggiore semplificazione sia dei relativi adempimenti, sia dei controlli dal parte del personale ispettivo.
Va tuttavia considerata l´eventualità in cui l´azienda abbia più unità produttive o le ipotesi di attività di breve durata - ossia le attività caratterizzate da mobilità o svolta in sedi con pochi lavoratori e priva di adeguata attrezzatura amministrativa, come frequentemente avviene nel settore dell´edilizia e dell´impiantistica - nelle quali è materialmente impossibile esibire i libri obbligatori presso ciscun "luogo in cui si esegue il lavoro", così come prevede l´art.21 del D.P.R. n.1124/1965.

In tali casi, al fine di conciliare le citate esigenze di semplificazione con quelle di controllo da parte del personale ispettivo, si ritiene che gli originali dei libri matricola e paga possano essere tenuti presso la sede legale dell´impresa che provvederà invece a tenere, presso ciascun "luogo in cui si esegue il lavoro", una copia (anche fotostatica e per estratto) di tale documentazione, dichiarata conforme all´originale così come di seguito specificato.
Al riguardo, occorre fornire alcuni chiarimenti e distinguere le ipotesi in cui i datori di lavoro si avvalgono di un consulente del lavoro o di altro professionista di cui alla L.n.12/1979, dalle ipotesi in cui gestiscono personalmente o tramite propri addetti il personale aziendale.
Nel primo caso si ricorda che - anche in virtù di quanto previsto dall´art.5 della citata L.n. 12/1979 secondo cui i libri obbligatori possono essere tenuti presso lo studio dei consulenti del lavoro o degli altri professionisti di cui all´art.1 della medesima legge a condizione che siano "tenuti sul luogo di lavoro, a disposizione degli incaricati alla vigilanza, una copia del libro di matricola ed un registro sul quale effettuare le scritturazioni" - si ritiene, ai fini di una maggiore semplificazione degli adempimenti in materia, che le copie presenti sul luogo di lavoro possano essere dichiarate quali copie conformi all´originale dal professionista di cui si avvale il datore di lavoro, indipendentemente dal fatto che quest´ultimo detenga o meno la documentazione originale (data, timbro e firma autografata del professionista su ogni pagina della copie).
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Solo nell´ipotesi in cui il datore gestisca personalmente o tramite propri addetti il personale aziendale si ritiene ammissibile che le copie presenti sul luogo di lavoro possano essere dichiarate da quest´ultimo quali copie conformi all´originale (data, timbro e firma autografa del datore di lavoro o del responsabile legale su ogni pagina della copia).

Si allega la circolare